Wat zijn míjn kosten?

Tarief coaching: wat zijn míjn kosten?

Deze post gaat niet over de kosten die je als klant kwijt bent voor coaching. Juist andersom.
Met deze post geef ik jou een inkijkje welke kosten ík heb zodat ik veilig en verantwoord kan coachen. 

Want ik begrijp dat met alle verschillende tarieven die worden gehanteerd door verschillende coaches, lastig is voor te stellen waarom de ene coach €40 per uur rekent en de andere €400. Hoe kun je een verstandige keuze maken uit het enorme aanbod?

Een verschil met "werknemer zijn"

Ik ben zelfstandig ondernemer en mijn inkomsten bestaan alleen uit directe contact- en werkuren. Wanneer ik in dienst zou zijn van een werkgever, zou ik ook inkomen ontvangen voor indirecte uren. Denk daarbij aan collegiaal overleg, koffiepauze, administratieve taken of het schrijven van deze post.

Ik heb geen organisatie, bedrijf of werkgever die voor mij iets regelt, betaalt of ter beschikking stelt. Zoals een opleidingsbudget of een pensioen. En wanneer ik ziek ben, wordt mijn loon niet doorbetaald, terwijl mijn kosten wel doorgaan.

Dat maakt dat ik voor zaken, die voor werknemer vanzelfsprekend zijn, zelf moet zorgen.

Transparantie over mijn investeringen

Vakopleidingen

Op het moment van schrijven bezit ik het Practitioner European Individual Accreditation Keurmerk voor coaches (EMCC EIA).
Om zover te komen is er, behalve een investering in tijd, ook een financiële investering vooraf gegaan. Erkende en geaccrediteerde coachopleidingen zijn kostbaar. Daarnaast betaal je vaak ook inschrijfgeld en andere kosten (denk aan diploma-, lunch- of accommodatiekosten). Dat staat nog los van kosten die ik heb gemaakt voor reizen en vakliteratuur.

Om je een idee te geven: mijn investering voor mijn coach-, HSP therapeut-, PSBK- en MBK diploma's en losse certificaten was in het totaal ruim €15.000! Mijn spaarpot. 

Mijn privékosten moesten natuurlijk ook gewoon doorbetaald worden, daarom duurde het een tijd voordat ik dat bedrag weer terug had. Van winst was dus lang geen sprake.

Eigen ondernemerschap

Tot begin 2017 was ik in loondienst en sinds begin 2018 heb ik mijn eigen onderneming. 
Het startte met een inschrijving bij de Kamer van Koophandel.
Vanaf dat moment namen de terugkerende vaste lasten en ook variabele onkosten gestaag toe. Van de inschrijving bij de NOBCO (de grootste beroepsorganisatie voor professionele coaches) tot een regeling die er voor zorgt dat ik mijn vaste (zakelijke) lasten kan doorbetalen als ik langdurig uitval door ziekte (het Broodfonds). 

Net als veel werknemers had ik voor 2017 nauwelijks een idee wat er allemaal bij ondernemerschap zou komen kijken. Als ik ooit facturen van freelancers zag die een uurtarief van €75 hanteerden, vond ik dat ze belachelijke absurde hoge bedragen factureerden. Vaak vergeleek in hun uurtarief met mijn uurloon van mijn 36-urig arbeidscontract.
Tja ... dat ik daarmee koeien en varkens op één veestapel of appels en aardbeien in één fruitkist gooide, wist ik niet. 

De kosten voor het zelfstandig ondernemerschap zijn divers.

Ik ben 100% ZZP-er, ik heb hiernaast geen arbeidscontract bij een werkgever en het is ook niet zo dat ik in een positie zit dat ik alleen "voor het leuk coach".
Een volwaardig inkomen heb ik nodig, om alle vaste- en variabele lasten van mijn leven te kunnen bekostigen.

Voor mij is de basis het nettoloon dat ik tot 2017 maandelijks ontving. Daar is mijn hypotheek en levensstandaard tenslotte op gebaseerd. Dat geeft financiële rust.
Voordat ik uitkom bij dat nettoloon, heb ik eerst de kosten van mijn onderneming te betalen. Overblijft is "winst uit onderneming". Dat klinkt mooi. Als ZZP-er kan ik echter winst nog niet als nettoloon bestempelen, er gaat namelijk nog belasting van af. 

Terugkerende vaste onkosten

Huur

De grootste vaste kostenpost is de huur van mijn praktijkruimte, deze komt maandelijks terug. Voordat ik daar mijn intrek nam, heb ik ook kosten voor inrichting gemaakt. Van waterkoker tot vloerkleed.
Er zijn coaches die geen eigen ruimte hebben en buiten, op externe coachlocaties of intern bij bedrijven coachen. Het geeft mij (en daarmee ook mijn coachees) rust dat ik alles wat ik mogelijk tijdens coaching in zou willen zetten, bij de hand heb. Daarbij is mijn coachruimte een weerspiegeling van mij. Ik hou van planten, van knusheid en dat zie je terug. Wanneer een coachee naar buiten wil, kan dat natuurlijk ook.

Registers, aansluitingen

Ik ben aangesloten bij de NOBCO en geregistreerd bij CRKBO. Het geeft niet alleen mij voordelen, voor zakenrelaties is het ook goed te weten dat zaken goed geregeld zijn. 

Bereikbaar- en zichtbaarheid

Ik ben lid van een ondernemersnetwerk en een unie. Dat is niet alleen leuk, echter ook noodzakelijk om zichtbaar te blijven. Het zijn acquisitiekosten zoals mijn website, social media kanalen. Sommige dingen heb ik uitbesteed, simpelweg omdat ik er geen tijd voor heb. Terwijl zichtbaarheid vanzelfsprekend als onderneming noodzakelijk is.

Wekelijks heb ik een netwerkbijeenkomst en minimaal één netwerkgesprek, behalve dat het me hooguit lunch kost, kost het me wel altijd tijd! 
De basis is natuurlijk dat mensen me kunnen bereiken. Daarvoor heb ik een zakelijke mobiel, office-account en mailadres.

Verzekeringen

Voor juridische hulp en rechtsbijstand heb ik een lidmaatschap bij de vakbond. Ook ben ik verzekerd voor bedrijfsaansprakelijkheid. Privéverzekeringen dekken geen schade die door of tijdens het uitvoeren van je beroep ontstaan. Om te zorgen dat ik na 1 maand ziekte toch mijn vaste zakelijke lasten kan betalen, ben ik aangesloten bij een Broodfonds (AOV). Mijn opbouw bij een pensioenfonds is gestopt toen ik uit dienst trad, dat betekent dat ik voor groei van mijn pensioenpotje zelf geld opzij moet zetten. Ik, als ondernemer, betaal in verhouding meer voor mijn AOV en pensioenregeling, dan een werkgever voor diens werknemer betaald. 
Wanneer je in loondienst bent, kun je deze verzekeringen op jouw salarisstrook herkennen aan pensioenpremie en de afkortingen WW/ZW/WAO-WIA/ZVW.

Administratie

Hier kom je als ondernemer niet onderuit.
Ofwel doe ik het zelf en kost het mij tijd (zonder dat ik de uren betaald krijg) ofwel besteed ik het uit (wat mij geld kost).
Mail, apps, telefoontjes, agendabeheer, Teams, het maken van oefen- en kennispagina's voor mijn coachees, bijhouden van verplichte administratie voor behoud van mijn keurmerken en meer ... Tot nu doe ik zelf, echter merk ik dat het steeds meer en complexer wordt en de tijd ten koste gaat van mijn facturabele uren.

Daarnaast heb ik ook nog een financiële administratie die kloppend moet zijn voor de belastingdienst. Ik gebruik hiervoor een boekhoudprogramma dat gekoppeld is met mijn zakelijke bankrekeningen. Het gebruiksgemak is groot, toch moet ik zelf boekingen maken oftewel checken. En natuurlijk facturen betalen, facturen versturen en de BTW aangifte doen.
Jaarlijks checkt mijn administrateur (ook niet gratis) of ik het goed heb gedaan en verzorgd daarna mijn aangifte van privé en onderneming. 

Als coach ben ik voor bovenstaande vaste lasten jaarlijks ongeveer €11.000 kwijt.

Variabele kosten

Met alleen de vaste lasten kan ik mijn coachpraktijk niet draaien. 

Deskundigheidsbevordering

Met mijn persoonlijkheid kom ik ver, echter zijn het ook de opleidingen die zorgen dat ik ook deskundig ben én blijf. Bijscholing, intervisie en supervisie zijn noodzakelijk om blinde vlekken te ontdekken en kennis en kunde te vergroten.
Coaching blijft verantwoord en veilig wanneer de coach zichzelf goed onderhoudt. Vakkundige opleidingen kosten geld, daar begon ik mee. Zo ook goede supervisors en vakliteratuur. Toch is dit een investering die voor mij als een vanzelfsprekendheid geldt. Hierdoor groei ik als professional. Deskundigheidsbevordering is een aardige postenkost in mijn begroting, ik heb geen Individueel Keuze Budget (IKB) of vergelijkbaar Het bedrag zal ik zelf moeten reserveren.
Voor het behouden en upgraden van mijn EMCC vakbekwaamheidscertificaat ben ik ook verplicht om me professioneel te blijven ontwikkelen. Het EIA certificaat heeft een geldigheidsduur van 5 jaar. Behalve dat de accreditatie geld kost, kost de aanvraag ook vele uren waarin ik niet kan coachen.

Lunch, diner en representatie kosten

Dit is zo'n omstreden kostenpost waarvan gedacht wordt dat iedere ondernemer grenzeloos kan dineren op kosten van de staat. Gerelateerde BTW is niet terug te vorderen, om daar mee te beginnen. Ik maak best wat kosten tijdens netwerkbijeenkomsten, zakelijke gesprekken of netwerkgesprekken. Als eerste is het prettig om tijdens het praten zelf wat te drinken te hebben én soms zie ik het ook als een investering als ik mijn gesprekspartner op een lunch trakteer. Vaak krijg ik het ook op één of andere manier terug.

Praten, luisteren, schrijven ...communiceren

Buikpijn had ik, toen een paar jaar geleden mijn laptop instortte. Voor mijn gevoel kon ik eindelijk wat gaan verdienen en moest ik opnieuw een investering doen. Nu is goedkoop niet altijd duurkoop, echter een goed ingerichte laptop maakt het werk wel lichter. Dat geldt ook voor een mobiel en het abonnement. Nu zet ik daar maandelijks een bedrag voor apart, waardoor de investering niet meer als verlies voelt. 
Onder dit kopje plaats ik ook mijn printer, cartridges, het printpapier, de laminator, notitieblokken, flipover en ook de kaartjes voor mijn coachees. De stiften, markers etc ... het is niet zo dat ik dat alles ergens gratis op kan halen. 

En de rest ...

Planten, (kunst)bloemen thee, koffie, schoonmaakmiddel, tissues, abonnement op een vaktijdschrift en -forums, 

Belasting

BTW

Van alles dat ik verdien draag ik 21% af aan de belastingdienst.
Ja, ik mag ook van alles, wat ik voor mijn onderneming aanschaf, 21% bij de belastingdienst terugvorderen. Ik kan dus jammer genoeg geen 21% terugvorderen van spullen die niets met mijn onderneming te maken hebben. Was dat maar waar!
Vóór 2017 dacht ik dat ondernemers hierbij een oneerlijk voordeel genoten, ... inmiddels weet ik beter. Wanneer ik meer terugkrijg dan dat ik moet betalen, betekent dat dat ik simpelweg meer uitgeef dan dat ik verdien. 

Inkomsten belasting

Die 21% BTW afdracht is exact te berekenen. De IB en premie volksverzekeringen die de belastingdienst jaarlijks berekend is minder voorspelbaar.
Zo betaal ik bijvoorbeeld een aanslag zorgverzekeringswet. Die had ik niet aan zien komen. De loonheffing die werkgevers op het brutoloon inhouden is daarentegen stabiel.  

Er leeft een vertekend beeld bij de loondiensters over "al die ondernemers die belastingvoordeeltjes hebben". Als ZZP-er, freelancer of éénpitter heb ik ze nog niet ontdekt. 

Per jaar heb ik gemiddeld ongeveer €9.000 aan variabele kosten.

Tijd is geld 

Tja ... 

Voorheen had ik een arbeidscontract van 36 uur. Ik deed in die tijd van alles: de taken die ik moest uitvoeren én ook kletsen, lanterfanten, surfen op het net (al of niet doelgericht), koffiedrinken, koekjes eten, lange lunchpauzes houden etc.. Gewoon wat op iedere gezonde werkvloer gebeurt. Maakte ik overuren, dan kon ik die op een moment compenseren. Ik kreeg iedere maand een vast salaris, óók als ik even niet in staat was geweest om te werken.

Als je alles dat hierboven geschreven is hebt gelezen, weet je dat er veel tijd zit in indirecte uren. Uren die onbetaald zijn, echter wel belangrijk zijn voor mijn professie, mijn coachees, mijn onderneming en voor mijzelf.
Ik heb geen standaard 36 urige werkweek. Hoe meer uren ik coach, doceer of train, hoe meer uren ik in het totaal maak. De indirecte uren blijven namelijk bijna altijd hetzelfde, terwijl de directe uren variëren.

Als coach zit ik met 10 coachees in de week echt aan mijn max. Ik bereid me voor, een sessie duurt kan uitlopen tot 90 min duren en achteraf heb ik relevante werkzaakheden (verslag, agenda, delen van info). Een gemiddelde coachsessie kost mij daarom 2,5 uur.

Vakantie

Een werkgever reserveert ongeveer 8% van het brutoloon voor vakantiegeld dat in mei als een extra maandloom uitbetaald wordt. Los van dat extraatje, geniet je ook van vrije dagen. Dat is zelfs bij wet geregeld.
Als ZZP-er mag je natuurlijk zelf plannen wanneer je wel of niet werkt. Hoe meer weken vrij, hoe meer omzet je moet draaien in de weken dat je wel werkt.
Ik gun mezelf 5 weken per jaar, waarin ik vrij ben van werk. Dat betekent dat ik in 47 weken de omzet moet behalen die tenminste mijn ondernemings- én privékosten dekken.

Optelsom

Het gros van mijn klanten zijn bedrijven.
De HR managers en leidinggevenden, in dienst van diverse organisaties, zijn vaak mijn eerste contactpersonen, 

Het komt wel eens voor dat ik de mededeling krijg dat ik best duur ben. Wat is dan duur?

Mijn zakelijk tarief voor een sessie is €165 en mijn freelance uurtarief is €95.

Laten ik gewoon eens een rekensom maken:

Wanneer ik alle kosten bij elkaar optel en er van uit ga dat ik 47 weken in een jaar werk, dan kom ik op een bedrag van € 1.340 per week uit. Dat is tevens dus ook de gewenst omzet (excl BTW). De helft dekt ondernemerskosten en de andere helft is ongeveer een modaal netto loon.

Wanneer ik 8 coachessies per week heb, houd ik nog voldoende tijd over voor alle andere dingen die bij mijn ondernemerschap en deskundigheidsbevordering horen. Wanneer ik een veel lager tarief hanteer, gaat dat dus ten koste van deze 2 dingen. Met een hoger tarief zou ik mezelf kunnen ontlasten door meer zaken uit te besteden die mij te veel tijd kosten, waar ik niet blij van word en waar ik niet zo goed in ben.

Het tarief dat ik hanteer dekt dus mijn kosten en zorgt tevens dat ik me verder kan ontplooien. Hiermee behoud ik kwaliteit, kennis en kunde en vooral ook mijn eigen rust.

Een lager tarief staat niet gelijk aan mindere kwaliteit, echter wel aan een andere situatie.
Wellicht tref je een coach die naast een eigen praktijk ook een baan heeft. Je kunt je afvragen hoeveel vlieguren deze dan maakt.
Het kan ook zijn dat de privékosten een stuk lager liggen dan die van mij. Maar als je fulltime coacht en jezelf geen modaal inkomen gunt, Wat zegt dat dan over wat je jezelf waard vindt?

Mijn investering in mijn professie was fors, natuurlijk kan dat lager. Ik mijn kostenberekening komt dat bedrag niet terug, echter houd ik daar wel rekening mee in reserveringen voor na- en bijscholingen. Daar staat het EMCC keurmerk tegenover. 

Ik heb meer dan 15 jaar coach/train ervaring en meer dan 5 jaar een eigen onderneming, in combinatie met mijn leeftijd, sta ik voor veel ervaring op verschillende gebieden.

Hopelijk geeft dit alles een duidelijker beeld:

• dat een bedrag voor coaching niet gelijk staat aan een uurtarief en dat je daarbij niet kunt uitgaan dat een zelfstandige coach 36 uur per week kan coachen;
• dat je uit een tarief ook de kwaliteit en professie kunt halen;
• dat ondernemers meer financieel risico lopen dan werknemers;
• dat ondernemers alles zelf moeten regelen, en dat dat kosten met zich meebrengt.

19 juli 2022