Hoe  kun je als leidinggevende burn-out voorkomen bij jezelf en je team?

Een burn-out kan iedereen overkomen, en heeft meestal een behoorlijke impact. Op jezelf of op je team of bedrijf. Het is dus belangrijk een burn-out te voorkomen. Maar hoe doe je dat dan? In deze post leg ik het je uit. 

Als je nooit met burn-out te maken hebt gehad, is het verleidelijk je schouders erover op te halen en te denken: ‘dat overkomt mij toch niet’.

Misschien heb je gelijk en heb je zoveel geluk. Maar zelfs in dat geval is de kans groot dat je er als leidinggevende vroeg of laat mee te maken krijgt. Je teamleden kunnen immers ook een burn-out krijgen.

Om je een idee te geven: in Nederland krijgt maar liefst zeventien procent van de beroepsbevolking te maken met burn-outklachten.

Het is dus een serieus probleem. Dat maakt het voor jou als leidinggevende essentieel te weten hoe je burn-out op de werkvloer kunt voorkomen.

Laten we maar eens gaan kijken. 

Wat is burn-out?

Burn-out is een ernstige vorm van stress die zich uit in fysieke, emotionele en mentale uitputting. Het treft mensen die zich langdurig overbelast voelen, vaak als gevolg van hoge werkdruk, chronische stress en onvoldoende hersteltijd.

Een burn-out begint vaak met overspannenheid, een gevoel van stress. We spreken van een burn-out wanneer je doorgaans zes maanden of langer dezelfde stressklachten (overspannenheid) hebt en je je geestelijk en lichamelijk uitgeput voelt. In dat geval helpt een vakantie niet meer om de symptomen te laten verdwijnen.

Er zijn veel symptomen die bij een burn-out horen. De meest herkenbare is wel dat je eigenlijk al moe bent zodra je uit bed stapt. Alles voelt te veel voor je, zoals jezelf aankleden en de afwas doen. Het is dus een chronische vorm van vermoeidheid.

Burn-out zorgt er bovendien voor dat het stresshormoon cortisol continu in je bloed aanwezig is. Je kunt er zelfs hoofdpijn, darmklachten en nek- en rugpijn van krijgen.

Welke signalen van burn-out kun je herkennen bij jezelf en bij je teamleden?

Dat iemand op de rand van burn-out balanceert, kun je vaak herkennen aan diverse signalen. Het is goed die te (her)kennen.

Om daartoe in staat te zijn, is het belangrijk dat je je eigen persoonskenmerken en die van je teamleden kent.

Sommige mensen zijn perfectionistisch, kunnen moeilijk nee zeggen, of voelen heel erg betrokken bij de organisatie. Als je dat weet, kun je beter inschatten wat voor impact bepaalde situaties op het werk op jezelf of teamleden hebben.

Hieronder heb ik een aantal signalen voor je opgesomd die kunnen duiden op burn-out:

• Het overzicht kwijt zijn
• Verward zijn
• Cynisme (‘er wordt toch niet naar me geluisterd’)
• Regelmatig ziekmelden
• Langer doen over hetzelfde werk
• Gebrek aan concentratie
• Snel emotioneel worden
• Structureel overwerken
• Irritaties in een team dat altijd lekker heeft gefunctioneerd

Met andere woorden: als je opvallende veranderingen bemerkt, is de kans groot dat er iets aan de hand is. En dat kan snel leiden tot ziekteverzuim. Ga dan het gesprek aan om de oorzaak of oorzaken aan te pakken.

Als het jezelf als leidinggevende betreft, stap dan naar je manager of directeur. 

Het is goed te weten dat dit soort signalen vrijwel nooit te maken heeft met werkdruk. Mensen kunnen veel werk verzetten. Als je iets leuk vindt, gaat je werk als een tierelier.

Maar toch: als iedereen klaagt over werkdruk, neem dat dan serieus. Is het echt de werkdruk, of is het de sfeer? Doe daarom elke dag een check-in (zie beneden), dan heb je het snel boven tafel.

En: stel (jezelf) vragen. Wat maakt het dat het moeizaam gaat? Zijn er privéproblemen? Of is er iets op het werk gebeurd? Word je gepest? Het is belangrijk dat je aandacht hebt voor dit soort zaken.

Hoe leidinggevenden burn-out bij zichzelf kunnen voorkomen

Als je je team goed wil laten functioneren, is het belangrijk dat je je zaakjes voor jezelf goed op orde hebt. Dat klinkt misschien makkelijker dan het is. Hieronder vind je drie elementen die daarbij essentieel zijn:  

Normen en waarden

Het is belangrijk dat je leidinggevende bent in een bedrijf dat past bij je normen en waarden. Anders loop je op den duur stuk. Daarnaast is het verstandig bij jezelf te rade te gaan of je een leidinggevende functie echt ambieert. Want voor je het weet, zit je op een positie waarvoor je gevoelsmatig niet geschikt bent.

Het is bovendien verleidelijk om ‘ja’ te zeggen als je gevraagd wordt voor een leidinggevende functie. Je voelt je vereerd, voelt je gevleid en waarschijnlijk ontvang je een hoger salaris. Je denkt dan misschien niet  - of minder goed  - na over hoe leuk je de taken en verantwoordelijkheden van een leidinggevende functie daadwerkelijk vindt.

Wees eerlijk naar jezelf. Ben jij er de juiste persoon naar om mensen aan te sturen? Past die rol bij jouw leven, waarden en normen, persoonskenmerken? Het lijkt een mooie stap, maar is dat ook zo? Het is belangrijk dat je daar goed bij stilstaat.

Bij veel mensen die in een leidinggevende functie terechtkomen, blijkt al gauw dat ze geen leidinggevende capaciteiten hebben. Zij vinden het bijvoorbeeld lastig om conflicten aan te gaan, voorop te lopen of een ander in de kracht te zetten. Als je dat van nature niet goed kunt, kun je een lastige strijd verwachten en dat eist uiteindelijk zijn tol. Hoe zit dat bij jou?

Ook belangrijk: op je werk en privé zou je dezelfde persoon moeten kunnen zijn. Kun je je op je werk laten zien zoals je privé bent?

Verder is het goed om na te gaan in hoeverre je een goede vertrouwensband hebt met de manager boven je, of de directeur? Kun je je bij hen jezelf zijn. 

Als je op bovenstaande vragen vaak ‘nee’ antwoordt, is de kans op burn-out groot.

Balans tussen werk en privé

Als leidinggevende heb je een voorbeeldfunctie. Houdt daarom privé ook privé. Oftewel: zorg dat je niet te veel uren maakt buiten werktijd. Zorg goed voor jezelf.

Probeer daarom zo min mogelijk ’s avonds en in het weekeinde door te werken (die voorbeeldfunctie, weet je nog?).

Ben je een alleenstaande leidinggevende, dan is het raadzaam dat je hierop extra alert bent. Want alleenstaanden gaan sneller over de eigen grens en die van het team. Je hebt thuis namelijk geen partner en/of kinderen die je corrigeren of tot de orde roepen.

Stressmanagementtechnieken

Stressmanagementtechnieken klinkt misschien ingewikkelder dan het is. Voorbeelden zijn nee durven te zeggen, een moment voor jezelf nemen, ontspanningsoefeningen doen en zo gezond mogelijk leven. Het helpt je bij het voorkomen van burn-out.

Wat ook bij die stressmanagementtechnieken hoort: herken bij jezelf dat bepaalde rollen misschien niet bij je passen en dat het even niet gaat. Bespreek dat.

Leidinggevenden hebben al snel het idee dat ze ‘stoer’ en ‘sterk’ moeten zijn en gaan dus maar door. Zij voelen ook snel schaamte als ze niet top functioneren.

De mensen in je team herkennen dat en voelen daardoor onveiligheid op de werkvloer. Dat zorgt ervoor dat ze dingen die in je team spelen minder snel tegen je zullen vertellen.

Laat zien dat je ook een mens bent. Als het een dag niet lekker gaat, als je een zware dag hebt, mag je dat als leidinggevende best tonen. Dat kan heus weleens moeilijk zijn. Je stelt je dan immers kwetsbaar op, maar op de langere termijn helpt je dat burn-out voorkomen.

Er zijn helaas bedrijven waar je ‘minpunten’ tonen niet past bij de bedrijfscultuur. Daar heerst vaak een machocultuur waarin een hard voorkomen bij leidinggevenden de standaard is. Zij ‘moeten’ uitstralen dat ze het allemaal wel kunnen en doen. Werk je in zo’n bedrijf, dan is het misschien goed te weten dat dit niet meer werkt bij de nieuwe generatie.

Laat je van je menselijke kant zien. Dat levert je op de lange termijn het meeste op en helpt burn-out voorkomen.  

Daarnaast is het belangrijk dat je weet hóe je stress de baas bent. Wat maakt dat je je zo gestrest voelt? Ligt het aan je team, of werkt het systeem niet mee?

Als je veel last hebt van stress, geef dan aan bij je manager of directeur dat je een coach wil die met je meedenkt.

Die kan je helpen met andere zienswijzen en helpt je nadenken over je functie. Heb je wel hier- of daaraan gedacht? Past deze rol bij je? Wat zijn je persoonskenmerken en wat zijn je kwaliteiten?

Een extern persoon kan dit vaak veel beter dan jijzelf. Niemand kijkt graag kritisch naar zichzelf, omdat het pijnlijk is.

Hoe leidinggevenden burn-out bij hun team kunnen voorkomen

Als je je team goed wil laten functioneren, is het belangrijk dat je streeft naar zo goed mogelijke werkomstandigheden voor je team. Een werknemer die fijn en goed kan werken, is (veel) minder vatbaar voor burn-out. Hieronder vind je acht manieren waarmee je goede werkomstandigheden creëert. 

1. Creëer een gezonde en veilige werkomgeving

Een gezonde en veilige werkomgeving is essentieel voor een goed functionerend team. Daarvoor is het belangrijk dat je kijkt naar het team als geheel. Passen de teamleden bij elkaar? Kennen ze elkaar voldoende? Vertrouwen ze elkaar? Zorgt het team als geheel ervoor dat iedereen voldoende veiligheid ervaart?

Om hierin verbetering aan te brengen is het goed om met iedereen afzonderlijk in gesprek te gaan om te kijken wat voor persoon diegene is. Geef in die gesprekken volledig de aandacht. Wat is je teamlid gewend? Hoe gaat die met feedback om? Is het teamlid gewend om zelf feedback te geven? Wat voor persoonskenmerken heeft deze werknemer?

2. Zorg voor een goede samenstelling van je team

Een goede samenstelling van het team gaat verder dan de juiste karakters bij elkaar zetten. Breng in de kaart wat ieders kwaliteiten zijn. Dan kun je jouw ‘orkest’ samenstellen. Wat ontbreekt er en wie zou die ene ontbrekende schakel kunnen toevoegen?

Slaag je hierin, dan zul je merken dat je je team nauwelijks hoeft te managen. Een goed team werkt namelijk uit zichzelf.

3. Bevorder goede communicatie

Goede communicatie bevorderen doe je niet (alleen) wanneer het nodig is, maar op vaste tijdstippen. Begin elke week met een moment waarin je bespreekt wat er vorige week goed ging en wat niet, Bespreek welke taken zijn afgerond en welke niet. Zitten we nog op koers?

Het is belangrijk dat je dit alles ook deelt. Zo probeer je jouw team van onderen naar boven te duwen. Daarmee toon je betrokkenheid zonder dat je echt directief bent.

Zorg verder dat je precies weet wat de status is van het werk en wat er speelt. Zo houd je een vinger aan de pols en kun je (tijdig) bijsturen waar nodig.

4. Houd het ziekteverzuim in de gaten

Om burn-out bij je teamleden te voorkomen, is het belangrijk dat je het ziekteverzuim onder de medewerkers in de gaten houdt. Want voordat iemand burn-out raakt, heeft eerst altijd kortdurend ziekteverzuim plaatsgevonden.

Als dat kortdurende ziekteverzuim herhaaldelijk voorkomt in een relatief korte periode, is dat een teken dat er iets aan de hand is. Ga het gesprek aan en zorg ervoor dat je weet wat er aan de hand is zodat je aan een oplossing kunt werken.

5. Uit erkenning en waardering

Het klinkt zo simpel: erkenning en waardering uiten. Maar het is meer dan alleen tegen een medewerker zeggen: je hebt het goed gedaan. Ga in gesprek en laat de ander zien dat je hem of haar serieus neemt en naar hem of haar luistert.

Erkenning en waardering uiten kan hem ook zitten in je ego naast je neer leggen en beseffen dat een teamlid betere ideeën kan hebben dan jij als teamleider. Zo vergroot je de loyaliteit bij je medewerker. Die floreert en doet zijn of haar werk graag. Het versterkt elkaar. 

6. Houd regelmatige check-ins

Voor het geval je weet niet wat dit is: een check-in is een moment (aan het begin van de werkdag) waarbij je teamleden de kans krijgen zich te uiten en te delen wat er in hen omgaat.

Doe dit sowieso elke week, maar het is beter als je dit elke werkdag doet, een zogeheten dagstart. Zo begin je de dag samen. Daarin bespreek je (naast de check-in) ook kort of je ergens tegenaan bent gelopen. Het is een kort ‘bijpraatmoment' van maximaal vijftien minuten. Het is dus geen vergadering.

Je kunt tijdens de check-in terugkijken en vooruitkijken en bekijken wat het team kan verbeteren. Je kunt zo ook bij je medewerkers achterhalen hoe zij erbij zitten. Is iedereen wel honderd procent aanwezig of speelt er iets dat veel energie vergt?

Zo weet je hoe het met je team gaat en kun je rekening houden met wat er speelt. Iemand die klaagt over mantelzorgtaken thuis kun je apart nemen: past het allemaal nog wel?

Als je elkaar steeds beter kent, ga je elkaar steeds beter begrijpen. Dat zorgt voor veiligheid op de werkvloer en dat resulteert vanzelf in een prettigere werkomgeving.

Een check-in hoeft niet langer te duren dan een kwartiertje, zeker als je het dagelijks doet.

7. Bied training en ontwikkeling

Investeer in persoonlijke ontwikkeling van je teamleden. De young professionals van nu staan erop. Trainingen en cursussen hoeven niet alleen gericht te zijn op professioneel gebied. Die kunnen ook betrekking hebben op persoonlijke ontwikkeling zoals persoonlijk leiderschap.

Dat is belangrijker dan je misschien denkt. Want persoonlijke ontwikkeling zorgt ervoor dat je medewerker zichzelf goed leert kennen. Die leert zo de eigen kwaliteiten, talenten en vaardigheden beter te (her)kennen.

Trainingen geven doe je vaak in groepsverband. Maar als het over persoonlijke ontwikkeling gaat, hebben we het al snel over coachen. Zet beide continu in zodat je teamleden steeds beter worden. Zorg dat je medewerkers de training of coaching in de tijd van de baas mogen volgen.

Alles wat je in iemand investeert, krijg je op de een of andere manier terug. De investering voor een training kun je bijvoorbeeld gemakkelijk terugverdienen omdat die heeft geresulteerd in meer inzet en loyaliteit.

8. Hanteer flexibele werktijden en sta flexibele werkplekken toe

Flexibele werktijden hanteren heeft te maken met de zelfstandigheid die je je medewerker biedt. Dat geeft hem of haar een gevoel van vrijheid en dat doet iedereen goed.

Zo kun je een medewerker zijn of haar privéleven beter bedienen. Het leven draait allang niet alleen meer om werk. We zijn niet alleen werknemer, we willen ook een leuke partner en ouder zijn.

Als je mensen het vertrouwen geeft door ze flexibele werktijden aan te bieden, werkt dat positief. Je moet daarvoor overigens wel de mensen hebben. Als je iemand met een behoefte aan regels en structuur veel vrijheid en ruimte geeft, wordt diegene daar niet gelukkig van.

Probeer dus goed in kaart te brengen op wie flexibele werktijden een positief effect heeft en op wie niet. Geef ze de keuze. Geef de ruimte. Het gaat niet om de aanwezigheid op het werk maar om het resultaat.

Een andere vorm van vrijheid die je als leidinggevende je teamleden kunt bieden, is flexibiliteit van werkplek. Door corona zijn heel veel mensen thuis gaan werken. Dat heeft voor- en nadelen. Voor veel mensen is het een groot voordeel thuis te kunnen werken op momenten dat ze dat beter uitkomt. Daarvan profiteert vaak hun privéleven.   

Tegelijkertijd zeg ik: leidinggevende, haal ze weer naar kantoor. Juist de samenwerking, de interactie met elkaar, sparren met elkaar, bij de koffie praten over de kinderen is ontzettend waardevol.

Het hoort bij werk. Het ontspannen, samen lopen en praten. Thuis ga je die verbinding missen. Maak het op het werk zo leuk dat mensen graag komen. Zorg dat de verbinding er is. Dat er dingen gedeeld worden. Dat het interessant is naar de werkgever te gaan.

Dan komen mensen vanzelf terug naar kantoor. Als een teamlid op enig moment een goede reden heeft om thuis te werken, bied dan de vrijheid dat te doen. Het zorgt voor een beter welbevinden van je medewerker. Dat zorgt niet alleen voor een beter resultaat, maar ook voor een kleinere kans op burn-out.  

 

Wil je meer weten over hoe ik jouw bedrijf of jou als werknemer kan helpen, of wil je uitval voorkomen, neem dan contact met me op. Ik kan meestal op korte termijn een waardevol sparringstraject starten.

woensdag 4 oktober 2023

Lees deze blogs voor nog meer tips om het beste uit het werk te halen

Afbeelding 4: Image by cookie_studio on Freepik