Hoe kan leiderschap burn-out in een organisatie voorkomen?

Burn-out op de werkvloer komt helaas veel voor. Dat voorkómen, is essentieel voor een bedrijf. Goed leiderschap kan daarin een belangrijke rol spelen. Hoe dat zit, lees je in deze post.

Weer komt één van je werknemers ziek thuis te zitten met burn-out. Je weet dat terugkeer van die medewerker weleens lang kan duren. De bedrijfsarts kijkt mee, je krijgt te maken met een re-integratie-proces en ondertussen is de weggevallen medewerker voelbaar op de werkvloer.

De productiviteit staat onder druk en een tijdelijke vervanger zoeken, vinden én inwerken kost veel tijd en geld. Dit toont in het kort het belang van preventie.

Gelukkig kan goed leiderschap helpen bij het voorkomen van burn-out bij je medewerkers. Lees verder om uit te vinden hoe.

Wat is leiderschap?

Voordat ik erop inga hoe je als directeur, manager of (team)leider burn-out op de werkvloer kunt voorkomen, is het handig om te definiëren wat leiderschap is.

Leiderschap is het vermogen om anderen te inspireren, beïnvloeden en leiden om gezamenlijke doelen te bereiken. Daarbij gebruiken leiders eigenschappen en vaardigheden om richting te geven, beslissingen te nemen en teamwork te bevorderen.

Afgaande op bovenstaande definitie is het niet moeilijk voor te stellen dat goed leiderschap niet voor iedereen is weggelegd. Goed leiderschap heeft dan ook voor een belangrijk deel te maken met persoonskenmerken. Kenmerken waarmee je geboren bent.

Goede leiders zorgen ervoor dat teamleden hun kwaliteiten kunnen benutten, dat zij doen waar ze goed in zijn. Daarnaast kennen goede leiders zichzelf goed. Ze zijn zelfbewust, in balans en hebben overzicht.

Goed kunnen communiceren hoort daar ook bij. Hetzelfde geldt voor delegeren. Je kunt namelijk nooit alles beter dan een ander.

Ik vergelijk een goede (team)leider graag met de dirigent van een orkest. Jij zorgt ervoor dat de muziek die de orkestleden maken een harmonieus geheel vormt en goed in balans is.

Oorzaken van burn-out

Burn-out is een aandoening die meestal het gevolg is van een combinatie van factoren.

Belangrijke oorzaak zijn van burn-out kunnen werkgerelateerde factoren zijn zoals overmatige werkdruk, een gebrek aan controle, onduidelijke verwachtingen, overwerk en onvoldoende beloning.

Maar ook persoonlijke factoren spelen daarbij vaak een rol. Denk daarbij aan persoonlijkheidskenmerken zoals perfectionisme, pessimisme en een hoge mate van zelfkritiek. Ook een gebrek aan copingsvaardigheden en minderwaardigheidsgevoelens horen daarbij.

Verder kunnen organisatorische factoren een rol spelen, zoals slecht leiderschap (!), een gebrek aan steun en een gebrek aan middelen.

Bovenstaande factoren hebben een relatie met werk, maar belangrijke levensgebeurtenissen in het privéleven spelen óók een rol. Denk daarbij aan scheiding, een overlijden of een geboorte en een huwelijk. Hoe meer ingrijpende gebeurtenissen er op elkaar volgen, hoe meer kans op stress en stress-gerelateerde ziektes.

Als je te weinig hersteltijd neemt of krijgt, blijft stress in je lijf zitten en loop je het risico om ziek te worden. Iedereen kan dus een burn-out krijgen. Ja, ook teamleiders, directeuren en managers. Al hebben die vaak een idee ‘dat overkomt mij niet’.

Gevolgen van burn-out

De gevolgen van burn-out zijn vaak divers. Zo kan een medewerker te maken krijgen met negatieve financiële gevolgen. Dat veroorzaakt ook stress op andere gebieden.

Ook heeft burn-out een flinke emotionele impact op de medewerker. Die kan bijvoorbeeld depressieve gevoelens ontwikkelen.

Verder kun je denken aan sociale aspecten. Als een medewerker thuis komt te zitten door burn-out kan dat een grote invloed hebben op partner en kinderen van de medewerker.

Zo’n situatie kan ervoor zorgen dat de directe omgeving van je medewerker buiten de eigen grenzen gaat (moet gaan). Het komt vaak voor dat de partner van je medewerker dan alle zeilen moet bijzetten. Dit geldt dan met name voor gezinnen met kleine kinderen.

Rol van leiderschap in burn-out-preventie

Goed, nu we leiderschap hebben gedefinieerd en de oorzaken en gevolgen van burn-out in kaart hebben gebracht, wordt het tijd te gaan kijken naar de rol van leiderschap in burn-out-preventie.

Dat begint eerst en vooral bij jezelf. Dus nog vóórdat je kijkt naar je team. Zit je wel op de juiste plek? Denk je dat het antwoord op die vraag ‘ja’ is, stel jezelf dan de volgende controlevraag: heb je na je werkdag nog energie?

Als dat antwoord ‘nee’ is, ligt het voor de hand dat je functie toch meer van je vraagt dan jezelf denkt. Dan is het goed om te onderzoeken wat je nog nodig hebt om oprecht te kunnen concluderen dat je op de juiste plek zit. Want als je zelf lekker(der) in je vel zit, kun je je team laten floreren.

Je team is belangrijk, maar als leider vorm jij de basis. Voer je jouw taken goed uit, dan help je burn-out bij je medewerkers voorkomen.

Over wat voor taken hebben we het dan? Hieronder heb ik de belangrijkste voor je opgesomd:

• Heb oog voor de mensen in je team. Autonomie van werknemers is heel belangrijk.
• Mensgericht leiderschap. Je hebt oog voor de medewerker in diens rol. Goed en duidelijk kunnen communiceren is hierin essentieel.
• Heb oog voor persoonlijke ontwikkeling van je team.
• Zorg voor diversiteit in je team.

Op dat laatste punt ga ik graag wat dieper in. Vaak hebben we als mens bepaalde voorkeuren. Voor een ‘doe-persoon’ die wat minder theoretisch is bijvoorbeeld. Maar als je uitsluitend doe-personen, creatieve of realistische mensen in je team hebt, kom je tot niks.

Mensen aan wie je misschien niet zo snel denkt, kunnen juist iets (extra’s) brengen. Heb daarom respect voor andere meningen en durf te vertrouwen op de kennis en kwaliteiten van je teamleden. Geef ze vertrouwen en autonomie. En heb het vertrouwen dat als je je medewerkers ruimte geeft, die goed benut wordt.

Inhoudelijke en emotionele begeleiding

Op individueel niveau is inhoudelijke begeleiding van belang. Stel simpelweg de vraag hoe het met iemand gaat. Anders gezegd: heb oog voor je teamleden en blijf met ze in verbinding. Het klinkt zo simpel, maar wordt vaak vergeten.

Je hoeft heus niet alle ins en outs te weten van iemands privéleven. Maar soms heeft iemand extra aandacht nodig. Dan is het goed ruimte daarvoor in te ruimen. En bedoel ik niet alleen een wat langer praatje bij de koffieautomaat.

Vraag jezelf af of diegene wel op de juiste plek werkt. Hoe voelt deze medewerker zich in het team? Een open en nieuwsgierige blik helpt je te weten wat er speelt. Vervolgens kun je handelen waar dat nodig is. Als je te weinig weet van je medewerkers kun je niet adequaat sturen. 

Conflictbeheer

Een veilige werkomgeving creëren hoort bij goed leiderschap. Als je het gevoel hebt dat er een conflict heerst op de werkvloer, maak het dan meteen bespreekbaar. Een onbesproken conflict zorgt voor een onveilige werkplek. Dat is funest voor de sfeer, de productiviteit en creativiteit en leidt uiteindelijk tot uitval door burn-out bij je medewerkers.

Het is dan bovendien heel moeilijk dat conflict nog op te lossen.

En héb je eenmaal te maken met een conflict op de werkvloer, dan wordt al snel gewezen naar jou als leidinggevende. Veel leidinggevenden voelen zich dan persoonlijk aangevallen. Geldt dat ook voor jou?

Onthoud: als je manager bent krijg je feedback als manager. Je krijgt niet feedback op je persoon. Probeer het daarom nooit persoonlijk te nemen. Doe je dat wel, dan krijg je oneigenlijke (arbeids)conflicten. En dat voelen medewerkers altijd.

Negeer in zo’n situatie je ego zoveel mogelijk en probeer als leider onder je team te staan. Duw het naar boven in een poging je team te laten schitteren (en conflicten te laten verdwijnen).

Strategieën voor leiderschap ter voorkoming van burn-out

Er is een aantal relatief eenvoudige strategieën om burn-out bij je medewerkers te voorkomen. Hier vind je de vier belangrijkste:

• Wees helder. Oftewel: ben eerlijk, concreet, luister en vraag door wanneer iets niet duidelijk is. Durf ook feedback te geven én sta ervoor open die te ontvangen.
• Zorg dat een team een team is door ervoor te zorgen dat je medewerkers vertrouwen hebben in elkaar. Dat geldt evengoed voor jou als leidinggevende. Je medewerkers moeten ook vertrouwen hebben in jou als leidinggevende. Dus: geen dubbele agenda’s. Afspraak is afspraak. Anders wekt dat irritatie en zorgt het voor onzekerheid bij je medewerkers.
• Zorg er ook voor dat je medewerkers autonomie ervaren in hun werk. De organisatiecultuur is daarin enorm bepalend. Vaak wordt dit onderschat. Werk je in een sterk hiërarchisch bedrijf, dan is dit zeer moeilijk om te doorbreken.
• Zorg voor een goede balans tussen werk en privé. Jouw mentale fitheid heeft impact op het team. Wanneer je lekker in je vel zit, straal je dat uit. Je bent beter bestand tegen druk, hebt een beter overzicht en ervaart meer rust. Daarmee ben je makkelijker benaderbaar bij problemen. Besef dat je als manager of teamleider ook een voorbeeldfunctie hebt. Je komt niet geloofwaardig over wanneer je met medewerkers afspreekt dat ze na werktijd vooral het werk moeten loslaten, terwijl jij na werktijd nog mails verstuurt. Reden te meer om zelf werk en privé in balans te hebben.

Hoe kunnen teamleiders werknemers ondersteunen om stress te verminderen?

Stress verminderen is zeer effectief bij het voorkomen van burn-out bij je medewerkers. Maar hoe doe je dat?

Het is daarbij essentieel dat je oog hebt voor de zogenaamde 21st century skills. Dat is een reeks vaardigheden en competenties die steeds belangrijker worden in de huidige eeuw. Dit vanwege de snel veranderende technologie, economie en maatschappij.

Deze vaardigheden zijn cruciaal voor persoonlijk succes, de arbeidsmarkt en het oplossen van complexe uitdagingen:

• Kritisch denken: het vermogen om informatie te analyseren, evalueren en logisch redeneren om problemen op te lossen.
•  Creativiteit: het vermogen om nieuwe ideeën te genereren, originele oplossingen te bedenken en outside-the-box te denken.
•  Communicatie: effectief kunnen communiceren via verschillende media en met diverse doelgroepen.
• Samenwerking: het vermogen om goed samen te werken in diverse teams en culturele contexten.
• Probleemoplossend vermogen: het vermogen om complexe problemen te identificeren, analyseren en oplossen.
• Informatiegeletterdheid: het vermogen om informatie te zoeken, beoordelen en gebruiken vanuit diverse bronnen, inclusief digitale media.
• Technologische geletterdheid: kennis en vaardigheden om digitale technologieën te gebruiken, zoals software, apps en online platforms.
• Flexibiliteit en aanpassingsvermogen: het vermogen om zich aan te passen aan veranderende omstandigheden en nieuwe situaties.
•  Cultureel bewustzijn: het begrip en respect voor verschillende culturen en diversiteit.
• Leiderschap: het vermogen om anderen te inspireren, motiveren en leiden.
• Sociale en emotionele intelligentie: het vermogen om empathie te tonen, emotionele intelligentie te gebruiken en effectief om te gaan met emotionele situaties.
• Kritische mediageletterdheid: het vermogen om kritisch te beoordelen en begrijpen wat wordt gepresenteerd in media, met inbegrip van nieuws en online inhoud.

De rol van communicatie bij het voorkomen van burn-out

Goed communiceren zorgt ervoor dat je medewerkers het gevoel hebben dat ze zich kunnen uiten, dat ze kun hart bij je kunnen luchten. Dat werkt stress verminderend.

Je medewerkers blijven dan niet te lang met problemen en ongemakken op het werk rondlopen. Nemen hun werkgerelateerde problemen dan niet mee naar huis. Gebeurt dat wel, dan is de kans groot dat je medewerker het thuis met de partner bespreekt en ’s nachts ervan wakker ligt.

De partner adviseert, begint zich er meer te bemoeien, maar kent de context niet. “Als ik jou was dan…” Binnen no time heb je iets dat uit zijn verband is gerukt. Dan wordt een conflict gecreëerd dat het in essentie niet is.

Voorkom dus ruis, juist door met elkaar te communiceren. 

Als leidinggevende zijn daarom goede communicatievaardigheden essentieel.

Maar wat is goed communiceren dan? Over het algemeen omvat goed communiceren de volgende elementen:

• Duidelijkheid: zorg ervoor dat je boodschap helder en begrijpelijk is voor de ontvanger. Gebruik eenvoudige taal en vermijd jargon of complexe zinsconstructies.
• Luisteren: goed communiceren omvat actief luisteren naar de andere partij. Toon interesse in wat ze te zeggen hebben en geef hun de ruimte om hun gedachten en gevoelens te uiten.
•  Empathie: probeer de situatie van de ander te begrijpen en toon empathie voor hun gevoelens en standpunten. Dit helpt om een positieve en ondersteunende communicatie te bevorderen.
•  Non-verbale communicatie: let op je lichaamstaal, gezichtsuitdrukkingen en stemtoon, omdat deze elementen een grote rol spelen in de communicatie. Zorg ervoor dat je non-verbale signalen overeenkomen met je gesproken woorden.
• Inhoud: zorg ervoor dat je boodschap de juiste informatie bevat en relevant is voor het onderwerp. Vermijd overbodige details en houd de boodschap beknopt.
• Contextbegrip: houd rekening met de context van de communicatie, inclusief de omgeving, de relaties tussen de betrokkenen en eventuele culturele overwegingen.
•  Geduld: laat de ander de tijd nemen om te reageren en vermijd onderbrekingen. Geduld draagt bij aan respectvolle communicatie.
•  Respect: toon respect voor de ander, ongeacht hun standpunt of mening. Respectvolle communicatie bevordert een positieve interactie.
• Doelgerichtheid: communiceer met een duidelijk doel voor ogen. Weet wat je wilt bereiken met de communicatie en streef dat doel na.
• Feedback: vraag om feedback om te controleren of de boodschap correct is begrepen en om eventuele misverstanden te corrigeren.
• Zelfbewustzijn: wees bewust van je eigen communicatiestijl en hoe die overkomt op anderen. Werk aan het verbeteren van je zwakke punten en het benutten van je sterke punten.
• Timing: kies het juiste moment om te communiceren, zodat de ontvanger ontvankelijk is voor de boodschap.

Probeer eens stil te staan bij deze punten op de werkvloer. Je merkt vanzelf wat goed gaat en wat niet. Dan weet je waar je aan kunt werken. Op de lange termijn profiteert je team ervan en daarmee jij ook.

Immers: goede communicatie werkt stres verminderend en dat verlaagt de kans op burn-out bij je medewerkers! 

Wil je meer weten over hoe ik jou als directeur, manager of teamleider kan helpen? Of wil je hulp bij het voorkomen van uitval op de werkvloer, neem dan contact met me op. Ik kan meestal op korte termijn een adviestraject starten.

woensdag 1 november 2023

Lees deze blogs voor nog meer tips om het beste uit het werk te halen

Afbeelding 2: Image by Freepik 

Afbeelding 4: Image by gpointstudio on Freepik