Burn-out en stress in je bedrijf? Zo voorkom je het met coaching

Stress en burn-out op de werkvloer komen helaas steeds vaker voor. Gelukkig kun je het bij je medewerkers voorkomen door preventieve coaching in te zetten. Daardoor leren ze beter omgaan met de situatie op het werk, en dát voorkomt weer uitval.

Waarom preventieve coaching zo effectief is, is gemakkelijk uit te leggen. Als iemand vooraf beter weet waar hij of zijn tegenaan kan lopen en hoe de eigen overtuigingen daar mee samengaan, kun je burn-out voorkomen.

In deze post behandel ik de ins en outs van preventieve coaching. Je leert als leidinggevende wat de waarde is van preventieve coaching, wat erbij komt kijken en wat je ervan kunt verwachten.

Laten we maar eens gaan kijken.

De basis van preventieve coaching

Goed, wat is dat dan precies, preventieve coaching?

Preventieve coaching heeft tot doel problemen op de werkplek te voorkomen. Daarbij brengt de coach in kaart waar de cliënt in zijn of haar werk tegenaan loopt en wat de oorzaken hiervan zijn. Ook inventariseert de coach de waarden en normen van de cliënt en hoe die zijn ontstaan. Op basis daarvan wordt bekeken welke mogelijkheden er zijn om problemen op de werkplek te voorkomen.

Preventieve coaching richt zich daarom op versterking van de veerkracht en het vermogen van de cliënt om met uitdagingen op de werkplek om te gaan, voordat die tot problemen leiden. Op deze manier probeert preventieve coaching uitval door stress en burn-out te voorkomen.

Op het moment dat je medewerker weet dat er meer mogelijkheden zijn, komt hij of zij boven ‘het geheel’ te staan. Dat zorgt voor een helikopterview waarmee de medewerker zichzelf niet zo snel persoonlijk aangevallen hoeft te voelen bij kritiek.

Hij of zij staat dan open voor de vraag hoe die kritiek constructief te benutten. Ook helpt preventieve coaching medewerkers persoonlijk leiderschap te ontwikkelen. Zo komt die persoon tot een hoger bewustzijn van zichzelf en dat verbetert weer de interactie met anderen.

Doelen van preventieve coaching

Het doel van preventieve coaching is persoonlijke versterking en zorgen dat de persoon zijn of haar potentieel optimaal benut. Als werkgever (directeur, manager of teamleider) voorkom je daarmee gedoe op de werkvloer, verzuim én verloop.

Kortom: wie investeert in preventieve coaching, voorkomt uitval. Doe je dat niet, dan wordt het probleem vaak groter en melden medewerkers zich op een gegeven moment ziek.

Principes van preventieve coaching

Preventieve coaching gaat uit van een aantal basisprincipes of -onderdelen. Een traject begint met een kennismakingsgesprek. Daarin bepaalt de coach samen met de cliënt het coachdoel. Daarna brengt de coach in kaart waar de medewerker tegenaan loopt. Vervolgens zetten coach en cliënt een stip op de horizon: wat zou de medewerker willen als de coaching geslaagd is? Wat is er dan verbeterd?

Coaching betekent dat de cliënt een commitment aangaat van minimaal tien een-op-een-sessies. Dat aantal is nodig omdat verandering nu eenmaal tijd nodig heeft. Tijdens dit bewustwordingsproces gaat de cliënt zelf dingen uitproberen op basis van trial and error.

Ikzelf geef daarvoor meestal een-op-een-sessies in mijn praktijk. Maar er zijn ook trajecten mogelijk via MS Teams of zelfs schriftelijk, afhankelijk van de wensen en mogelijkheden van jou als werkgever en/of van de cliënt.

In sommige gevallen is een bezoek aan de werkplek nodig om de situatie te leren kennen en te kunnen beoordelen. In andere gevallen kan het voorkomen dat interventie door anderen gewenst is (zoals masseurs met wie ik samenwerk, of diëtisten). Ik kan deskundigen inschakelen met een specialiteit op een ander gebied.

Hoe dan ook, coaching is altijd maatwerk. Wat past het best bij de cliënt?

Stress-signalen bij jezelf herkennen

Misschien heb je als leidinggevende zelf wel behoefte aan preventieve coaching. Die kun je al inzetten op het moment dat er niets aan de hand is (júist dan). En anders is het goed om tijdig stress-signalen te kunnen herkennen. Stress en burn-out beginnen namelijk altijd klein.

In zo’n geval merk je als leidinggevende dat je je steeds meer moet bemoeien met het werk van je medewerker(s). Als het op de werkvloer niet lekker loopt, loopt het bij jou als leidinggevende ook niet goed. Je hebt dan minder geduld, een korter lontje.

Je bent bovendien sneller geneigd de ander de schuld te geven van dingen die verkeerd gaan. Je zult ook eerder maaltijden overslaan (je hebt bijvoorbeeld niet geluncht).

Daarnaast kan het moeilijker zijn om in slaap te vallen en door te slapen. Dan word je vanzelfsprekend minder uitgerust wakker. Als gevolg daarvan kun je klachten hoofdpijn, spierpijn, nekpijn ontwikkelen.

Stress-signalen op de werkplek herkennen

Om preventieve coaching voor medewerkers in te zetten, is het als leidinggevende belangrijk tijdig stress-signalen bij je medewerkers te herkennen.

Een indicatie daarvan is een medewerker die taken mijdt. Dat diegene gemakkelijk(er) vraagt aan een ander: wil jij dat doen? Mensen die lekker in hun vel zitten, staan bijna vanzelfsprekend vooraan: ‘oh, dat doe ik wel’.

Iemand die last heeft van stress is veel vaker onzichtbaar op het werk. Die wil bovendien liever thuiswerken.

Andere belangrijke aanwijzingen van (beginnende) stress is een kort lontje, verminderde samenwerking, roddelen over collega’s en een gevoel van wantrouwen. Het laatste zorgt ervoor dat medewerkers niet (meer) open en eerlijk communiceren.

Een andere belangrijke indicatie die je moet (her)kennen, is veel overwerk. Als werkzaamheden door de stress niet goed (meer) gebeuren, gaan mensen automatisch meer overwerken.

Implementatie in organisaties

Je kunt preventieve coaching inzetten op het moment dat het voor een bepaalde medewerker van toepassing is, maar dat is in feite ad hoc-beleid. Op zich is daar niets mis mee, maar je kunt als werkgever preventieve coaching ook onderdeel maken van je organisatie.

Daarmee bedoel ik dat je deze coaching in het algemeen ter beschikking stelt van je medewerkers.

In de Verenigde Staten is dat al heel normaal. Het heeft te maken met mentaal welzijn. Daarvoor kun je bijvoorbeeld een bedrijfsabonnement afsluiten met een coach. Zo maak je dit soort essentiële hulp veel laagdrempeliger voor je medewerkers.

Een andere mogelijkheid is een individueel keuzebudget (IKB ) aanwenden voor coaching, in plaats van uitsluitend voor trainingen of opleidingen.

Daarnaast kun je ook zelf je steentje bijdragen aan preventieve coaching. Begin met een goede dagstart, door elke ochtend een kwartiertje met elkaar de lopende zaken te bespreken.

Zorg er bovendien voor dat planningen kloppen en ben realistisch in wat je van je personeel verwacht en van jezelf. Als mensen denken ‘dat lukt toch niet’, geeft dat stress. Dan kun je het beter aan de basis goed doen.

Wat zijn de meest gebruikte vormen van preventieve coaching?

Preventieve coaching kan op een aantal manieren worden toegepast. De bekendste zijn cognitieve gedragstherapie, positief coachen, Socrates-coaching en ACT.

Bij cognitieve gedragstherapie hebben we het vaak over rationele emotieve therapie (RET). Deze vorm van preventieve coaching daagt het gevoel van de cliënt uit. Stroken het gevoel en de gedachtes wel met de werkelijkheid? Bij RET kijkt de cliënt samen met de coach naar de feiten. Vaak blijkt dat hij of zij kampt met veel negatieve verzinsels die niet blijken te kloppen.

Positief coachen draait om oplossingsgericht coachen. In dat geval werkt de cliënt toe naar een punt in de toekomst. De coach brengt de problemen van de cliënt in kaart en bekijkt de mogelijkheden voor een positieve verbetering. Deze vorm van preventieve coaching is geschikt voor mensen die veel beren op de weg zien.

Bij Socrates-coaching is open vragen stellen essentieel. Hierdoor komt de cliënt steeds dichter bij het antwoord op de vraag hoe zijn of haar probleem kan worden opgelost. De cliënt krijgt zo (veel) meer (zelf)inzicht.

ACT helpt mensen de situatie te accepteren zoals die is. Sommige situaties zijn nu eenmaal niet te veranderen. Bij deze vorm van preventieve coaching probeert de cliënt het beste te maken van de situatie en volledige acceptatie te voelen. ACT heeft overlapping met RET.

Effectmeting en opvolging van preventieve coachingstrajecten

Wil je een preventief coachingstraject voor een medewerker inzetten, dan is het aan te raden een coach te zoeken die is aangesloten bij de Nederlandse Orde van Beroepscoaches (NOBCO). Deze organisatie hanteert evaluatiemethoden die zijn gebaseerd op de wetenschap.

Daarbij hoort ook effectmeting en opvolging aan de hand van een coachingsmonitor. Bij de effectmeting wordt onder andere getoetst of iemand een statische of een dynamische denkwijze heeft. Ook een tussentijdse toetsing plus evaluatie zijn onderdeel van deze effectmeting.

Daarna volgt een eindevaluatie. Daaruit kan naar voren komen dat de cliënt nog aantal sessies nodig heeft. Mocht blijken dat de vooraf bepaalde doelen behaald zijn, dan zijn daarna onderhoudssessies mogelijk. Bijvoorbeeld één keer in het halfjaar of één keer in het jaar.

Daarbij wordt er gekeken naar hoe de zaken er nu voor staan en in hoeverre bepaalde vaardigheden zijn verminderd en moeten worden opgefrist.

Preventieve coaching en het langetermijneffect op het welzijn

Cliënten in een langdurig en diep traject op het vlak van preventieve coaching leren persoonlijk leiderschap te nemen. Dat heeft tot gevolg dat de cliënt adequater kan omgaan met zaken die in zijn of haar leven spelen. Dat bevordert de gezondheid en vergroot het bewustzijn van het ‘zijn’.

Persoonlijk leiderschap zorgt daarmee voor een langetermijneffect, maar je moet het wel onderhouden, net zoals met gezond leven of sporten. Waak er dus voor dat het mentale deel van je welzijn een ondergeschoven kindje wordt. Het is juist de basis.

Wil je weten hoe ik je voor jouw team preventieve coaching in kunt zetten? Neem dan contact met me op!

woensdag 3 januari 2024